INFORMATIVA AL TRATTAMENTO DATI DI CLIENTI E FORNITORI
ex art. 13 e 14 Regolamento UE 679/2016

Gentile Cliente e Fornitore,
Ai sensi e per gli effetti di cui agli art. 13 e 14 del Regolamento UE sul trattamento dei dati personali, si informano i clienti e i fornitori che F.I.L.A. – Fabbrica Italiana Lapis ed Affini S.p.A, in qualità di Titolare del Trattamento, detiene e tratta dati personali tutelati dal suddetto Regolamento.
Le ricordiamo che secondo la normativa indicata, tale trattamento sarà improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza e di tutela della Sua riservatezza e dei Suoi diritti.

Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento è: F.I.L.A. – Fabbrica Italiana Lapis ed Affini S.p.A – Via XXV Aprile 5 – 20016 Pero (MI). È possibile rivolgersi al Titolare scrivendo a privacy@fila.it

Categorie di dati trattati
I dati personali oggetto del trattamento rispettano il principio di pertinenza e sono limitati a quelli necessari per perseguire le finalità indicate.
I dati personali oggetto del trattamento comprendono, a titolo esemplificativo:

• Dati anagrafici (nome, cognome, codice fiscale) e dati di contatto (indirizzo, e-mail, telefono)
• Informazioni aziendali (quali il nome dell’organizzazione, il dipartimento e la funzione ricoperta);
• Informazioni contrattuali e amministrative (quali la data del contratto, il tipo di relazione commerciale, informazioni sui pagamenti, ecc.).

Il trattamento non avrà ad oggetto dati di natura sensibile, ai sensi dell’art. 9 Capo I (“categorie particolari di dati personali”) del Regolamento (ovvero quei dati “…idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale”).

Finalità del trattamento e base giuridica
I dati personali saranno trattati per le seguenti finalità:

• adempiere ad obblighi previsti dalla legge italiana, dalla normativa comunitaria o da altri regolamenti di enti o autorità pubbliche
• effettuare attività precontrattuali e rispettare gli obblighi contrattuali
• gestire adempimenti amministrativi e contabili
• gestire l’acquisto di beni e servizi per l’attività aziendale
• inviare materiale informativo o proposte

commerciali pertinenti, a mezzo posta ordinaria, e-mail o altre modalità informatiche, nel rispetto dell’Interessato
I trattamenti sopra indicati hanno base giuridica legata all’adempimento del contratto tra le parti, al rispetto delle norme di legge e al legittimo interesse del Titolare (es. invio di informazioni, risposte a richieste dell’interessato, far conoscere i propri prodotti ai canali distributivi).
Sicurezza dei dati e tempi di conservazione
Il trattamento è effettuato attraverso strumenti automatizzati (ad es. utilizzando procedure e supporti elettronici) e/o manualmente (ad es. su supporto cartaceo) per il tempo necessario a conseguire gli scopi per i quali i dati sono stati raccolti, rispettando sempre eventuali disposizioni normative vigenti in materia e comunque non oltre la revoca del consenso per quelle finalità che lo prevedono.
Per tutelare la sicurezza e riservatezza dei dati, F.I.L.A. adotta (e richiede ai suoi partner di adottare) misure di sicurezza tecniche ed organizzative al fine di prevenire rischi di perdita, distruzione, accesso non autorizzato e uso illecito dei dati.
F.I.L.A. ha elaborato una procedura per affrontare e gestire eventuali violazioni dei dati personali (c.d. Data Breach), come richiesto dal Regolamento Europeo. Le violazioni saranno notificate all’Autorità nel caso in cui la violazione presenti rischi per i diritti e le libertà degli interessati.
Natura del conferimento
Il conferimento dei dati è obbligatorio ai fini dell’apertura e della gestione dei contratti, e necessario per soddisfare le eventuali richieste dell’Interessato (informazioni tecniche, commerciali, ecc.). L’eventuale rifiuto di fornire tali dati potrebbe comportare la mancata o parziale esecuzione del contratto, e/o la mancata prosecuzione del rapporto.
Ambito di comunicazione e diffusione
I dati personali potranno essere portati a conoscenza di dipendenti o collaboratori di F.I.L.A. e di altre società del gruppo; tali soggetti sono formalmente incaricati e autorizzati al trattamento e ricevono al riguardo adeguate istruzioni operative. Inoltre, i dati potranno essere trattati da persone giuridiche o fisiche esterne di cui F.I.L.A. potrebbe avvalersi nell’ambito della gestione del rapporto con i propri utenti (es. internet provider, agenzie di comunicazione, professionisti singoli o associati), e potranno altresì essere comunicati a soggetti terzi, durante l’esecuzione degli obblighi previsti dalla legge o dal contratto in essere tra le parti (es. Enti Pubblici, Autorità di controllo, Istituti Bancari, ecc.). Tali soggetti agiscono, se del caso, quali Responsabili esterni del trattamento.
I destinatari di cui sopra potrebbero operare in sedi diverse da quelle di raccolta del dato, ma sempre all’interno dello Spazio Economico Europeo. Ove fosse necessario trasferire i dati all’esterno di tale perimetro, il Titolare si impegna a rispettare quanto previsto dal Capo V del Regolamento e a fare quanto necessario per garantire adeguati livelli di tutela e salvaguardia dei dati personali.
I dati personali non sono soggetti a diffusione.
Diritti dell’Interessato
In ogni momento potrà esercitare i Suoi diritti nei confronti del Titolare del trattamento, ai sensi del Regolamento UE 679/2016, articoli da 15 a 20. L’interessato ha il diritto di ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano e la loro comunicazione in forma intelligibile. Ha il diritto inoltre di ottenere l’indicazione dell’origine dei dati, le finalità e modalità del trattamento, dei soggetti Titolare e Rappresentante, dei soggetti ai quali i dati possono essere comunicati. L’interessato ha il diritto di far rettificare, integrare, aggiornare i dati, nonché di ottenerne la cancellazione o la trasformazione in forma anonima. L’interessato può richiedere in qualunque momento la cessazione del trattamento attività di marketing diretto, comunicazioni commerciali, ricerche di mercato.